Booking sustav za izlete i transfere: što stvarno treba

Većina malih turističkih firmi kreće s kontakt formom i WhatsAppom. To nije loše: dok je posla malo, brže je i osobnije. Problem nastaje u špici, kad se u istom satu jave četiri gosta za isti termin, a vi ste na moru bez signala. U ovom tekstu prolazimo što booking sustav mora znati da bi zamijenio taj posao, a ne samo dodao još jedan ekran za gledanje.

Forma nije rezervacija

Kontakt forma šalje poruku i tu joj posao završava. Termin je i dalje slobodan dok ga netko ručno ne upiše negdje. Ako u međuvremenu stigne još jedan upit, oba gosta misle da imaju mjesto, a vi imate problem koji se rješava isprikom.

Booking sustav radi obrnuto: u trenutku potvrde mjesto je zauzeto i više ga nitko ne može uzeti. Sve ostalo (potvrde mailom, podsjetnici, popis za sutra) je posljedica toga. Ako sustav to jedno ne radi pouzdano, ostalo ne pomaže.

Kapacitet je najteži dio

Na papiru je jednostavno: brod prima dvanaest ljudi, prodaj dvanaest mjesta. U praksi gotovo nikad nije tako.

• Isti brod vozi jutarnji i popodnevni izlet, pa se termini ne smiju preklopiti s vremenom povratka.
• Neki termini idu kao grupni izlet po osobi, drugi kao privatni čarter za cijeli brod, a to je isti brod.
• Više plovila znači da se rezervacija dodjeljuje slobodnom plovilu, a ne fiksnom.
• Sezona mijenja raspored: u lipnju dva polaska, u kolovozu četiri, u listopadu nijedan.

Kod Navy Bluea i Blue Cave Toursa to je bilo najzanimljivije: dvije odvojene marke sa svojim stranicama, ali istom flotom. Rezervacija na jednoj mora zauzeti mjesto na drugoj, inače se ista posada u istom terminu proda dvaput. Nijedan gotov sustav to ne radi sam od sebe.

Kod SeaExplorea tri različita toka (grupna tura, privatni čarter i taxi-boat transfer) dijele isti kalendar, a svaki ima svoja pravila o kapacitetu i cijeni.

Naplatiti odmah ili potvrditi ručno

Ovo je poslovna odluka, ne tehnička, i obje opcije imaju smisla.

Naplata unaprijed gotovo uklanja nedolaske i vi znate da je termin stvarno prodan. Cijena toga je da dio gostiju odustane na koraku plaćanja, osobito ako su tek počeli istraživati. Ima najviše smisla za popularne ture s ograničenim kapacitetom, gdje vam nedolazak stvarno oduzima mjesto koje ste mogli prodati.

Rezervacija bez naplate ima veći postotak dovršenih rezervacija, ali traži da netko potvrdi i da se računa s otkazima. Za transfere, gdje gost često rezervira tjednima unaprijed i mijenja let, to je često praktičnije. Kod Dubrovnik4U Transfersa rezervacija ide bez naplate, a potvrda mailom i WhatsAppom, jer se većina promjena ionako dogovara porukom.

Kod Trogir Toursa ide obrnuto: karta se plaća karticom odmah, jer se izleti prodaju gostima koji su u gradu nekoliko dana i odluka se donosi isti tren.

Vlastiti kanal i provizije

Velike platforme donose goste, ali uzimaju postotak od svake rezervacije koji na godišnjoj razini nije mali. To ne znači da ih treba izbaciti: znači da vlastita stranica mora biti barem jednako laka za rezervirati, inače gost svejedno ode tamo.

Praktično: ako je vaša cijena na vlastitoj stranici ista ili bolja, a rezervacija traje isto toliko klikova, dio gostiju koji vas već zna doći će izravno. Taj dio je čista razlika u marži. Gost koji vas prvi put vidi na platformi i drugi put rezervira izravno je najisplativiji gost koji postoji.

Mobitel i gost koji ne zna jezik

Gotovo sve rezervacije za izlete događaju se na telefonu, često na lošoj vezi i često na jeziku koji nije hrvatski. To postavlja tri zahtjeva koja se lako previde.

Stranica se mora otvoriti brzo i na slabom signalu. Rezervacija mora stati u nekoliko koraka bez tipkanja dugih podataka. I mora postojati mogućnost vraćanja korak natrag, gost koji izabere datum pa se predomisli ne smije ostati zaključan.

Uz to: cijena mora biti vidljiva prije nego što gost počne upisivati podatke. Skrivanje cijene do zadnjeg koraka je najbrži način da izgubite rezervaciju.

Što tražiti od izvođača

Ako naručujete booking sustav, ovo su pitanja na koja odgovor mora biti jasan prije potpisa.

• Kako sustav sprječava dvostruku prodaju istog termina
• Može li isti resurs biti prodan i po osobi i kao cijeli čarter
• Kako se mijenja raspored po mjesecima bez zvanja programera
• Što se događa kad naplata ne uspije nasred rezervacije
• Tko vidi popis za sutra i na kojem uređaju
• Može li se rezervacija otkazati i vratiti novac bez ručnog računanja

Ako izvođač na ovo odgovara općenito, sustav vjerojatno još ne postoji u glavi. Kako mi to radimo vidi se najbolje kroz case studyje, a sam pristup opisan je na stranici izrada web stranica.