Booking sustav za izlete i transfere: što stvarno treba

Većina malih turističkih firmi krene s kontakt formom i WhatsAppom. I to je sasvim u redu. Dok posla nema puno, tako je brže i osobnije. Problem dođe u špici. U istom satu jave vam se četiri gosta za isti termin, a vi ste na moru i nemate signala. Zato ćemo ovdje proći što booking sustav mora znati da bi taj posao stvarno preuzeo, umjesto da vam samo doda još jedan ekran koji morate pratiti.

Forma nije rezervacija

Kontakt forma pošalje poruku i tu joj je posao gotov. Termin ostaje slobodan sve dok ga netko ručno negdje ne zapiše. Ako u međuvremenu stigne još jedan upit, oba gosta misle da imaju mjesto. A vi imate problem koji se rješava isprikom.

Booking sustav radi obrnuto. Čim je rezervacija potvrđena, mjesto je zauzeto i nitko drugi ga više ne može uzeti. Potvrde mailom, podsjetnici i popis za sutra samo proizlaze iz toga. Ako sustav baš to ne radi pouzdano, ništa od ostalog vam neće pomoći.

Kapacitet je najteži dio

Na papiru to izgleda jednostavno. Brod prima dvanaest ljudi, dakle prodate dvanaest mjesta. U praksi gotovo nikad nije tako.

• Isti brod vozi i jutarnji i popodnevni izlet, pa se popodnevni polazak ne smije preklopiti s povratkom s jutarnjeg.
• Neke termine prodajete kao grupni izlet po osobi, a neke kao privatni čarter za cijeli brod. Brod je, naravno, isti.
• Kad imate više plovila, rezervacija ide na ono koje je slobodno, ne uvijek na isto.
• Raspored se mijenja kroz sezonu. U lipnju su dva polaska, u kolovozu četiri, a u listopadu nijedan.

Kod Navy Bluea i Blue Cave Toursa upravo je to bio najzanimljiviji dio posla. Dvije odvojene marke, svaka sa svojom stranicom, a flota ista. Rezervacija na jednoj stranici mora odmah zauzeti mjesto i na drugoj, inače istu posadu u istom terminu prodate dvaput. Nijedan gotov sustav to ne radi sam od sebe.

Kod SeaExplorea grupna tura, privatni čarter i taxi-boat transfer dijele isti kalendar, a svako od toga ima svoja pravila za kapacitet i cijenu.

Naplatiti odmah ili potvrditi ručno

Tu nema tehnički ispravnog odgovora. To je poslovna odluka, i obje opcije imaju smisla. Ako se odlučite za kartice, uz to ide i nešto papirologije, a popisali smo je u tekstu što treba za web trgovinu u Hrvatskoj.

Naplata unaprijed gotovo potpuno rješava nedolaske, a vi znate da je termin stvarno prodan. Cijena je to što dio gostiju odustane baš na koraku plaćanja, pogotovo oni koji su tek počeli gledati. Najviše smisla ima za popularne ture s ograničenim brojem mjesta, gdje vam gost koji ne dođe stvarno uzme mjesto koje ste mogli prodati nekom drugom.

Rezervacija bez naplate ima veći postotak dovršenih rezervacija. Ali netko je mora potvrditi, a s otkazima morate računati. Za transfere to zna biti praktičnije, jer gost često rezervira tjednima unaprijed, a u međuvremenu mu se promijeni let. Kod Dubrovnik4U Transfersa rezervacija ide bez naplate, a potvrda stiže mailom i WhatsAppom, jer se većina promjena ionako dogovori porukom.

Kod Trogir Toursa je obrnuto. Plaća se karticom odmah pri rezervaciji, akontacija od 25 posto ili puna cijena, ovisno o turi. Gosti rezerviraju i mjesecima unaprijed, a otkaz je besplatan do 48 sati prije polaska.

Vlastiti kanal i provizije

Velike platforme vam dovode goste, ali od svake rezervacije uzmu postotak, a kroz cijelu godinu to nije mala svota. Ne kažemo da ih trebate izbaciti. Ali ako je na vašoj stranici rezervirati teže nego na platformi, gost će svejedno otići tamo. Isto vrijedi i za društvene mreže, o čemu smo pisali u tekstu web stranica ili samo Instagram.

Recimo da je cijena na vašoj stranici ista ili bolja, a rezervacija traje jednako malo klikova kao na platformi. Tada će dio gostiju koji vas već znaju doći izravno, i taj dio vam je čista razlika u marži. A gost koji vas prvi put nađe na platformi, a drugi put rezervira izravno, najisplativiji je gost kojeg možete imati.

Mobitel i gost koji ne zna jezik

Gotovo svi izleti rezerviraju se na mobitelu, često na lošoj vezi i često na jeziku koji nije hrvatski. Iz toga slijede tri stvari koje se lako previde.

Stranica se mora brzo otvoriti, čak i na slabom signalu. Rezervacija mora stati u nekoliko koraka, bez tipkanja dugih podataka. I gost se mora moći vratiti korak natrag, jer onaj koji izabere datum pa se predomisli ne smije ostati zaključan.

I još nešto. Cijena mora biti vidljiva prije nego što gost počne upisivati podatke. Ako je skrivate do zadnjeg koraka, to je najbrži način da izgubite rezervaciju.

Što tražiti od izvođača

Ako naručujete booking sustav, na ova pitanja trebate dobiti jasan odgovor prije nego što išta potpišete.

• Kako sustav sprječava da se isti termin proda dvaput?
• Može li se isti resurs, recimo brod, prodati i po osobi i kao cijeli čarter?
• Kako se raspored mijenja iz mjeseca u mjesec, a da ne zovete programera?
• Što se dogodi kad naplata ne uspije usred rezervacije?
• Tko vidi popis za sutra, i na kojem uređaju?
• Može li se rezervacija otkazati i novac vratiti, a da ništa ne računate ručno?

Ako na ovo dobijete općenite odgovore, taj sustav vjerojatno još ne postoji ni u glavi izvođača. Kako mi to radimo, najbolje se vidi u našim case studyjima, a sam pristup smo opisali na stranici izrada web stranica. Zašto ovakav sustav rijetko stane u gotovu platformu, razložili smo u tekstu WordPress ili vlastiti kod.